Управление портфелем проектов (на примере реализации Программы развития МАОУ «Лицей № 9» города Новосибирска на 2014-2018 годы)
В настоящей статье представлена технология управления портфелем проектов (на примере реализации Программы развития МАОУ «Лицей № 9» на 2014-2018 годы), с одной стороны, основанная на Международном Стандарте по Управлению Проектами ISO 21500:2012, утвержденному Россией, США и Евросоюзом[1], с другой стороны, адаптированная для реализации в образовательной организации.
Ни для кого не секрет, что в некоторых образовательных организациях (далее по тексту ОО) программы развития, проекты, иные стратегические документы «лежат на полке» и никакого отношения к основным процессам организации не имеют.
Одной из причин, на наш взгляд, является неумение управленческой команды сформировать на основе программы развития ОО портфель проектов, позволяющий эту программу реализовать, второй – недостаточная компетентность администрации по управлению проектами, а тем более – портфелем проектов.
В настоящей статье представлена технология управления портфелем проектов, апробированная в МАОУ «Лицей № 9» и зарекомендовавшая себя как результативная и эффективная технология, позволяющая достичь стратегических целей ОО.
Данной технологией могут воспользоваться любые образовательные организации, в том числе и не имеющие опыта управления качеством на основе международных стандартов.
Краткая характеристика
Международных Стандартов по Управлению Проектами ISO 21500:2012
«Настоящий международный стандарт представляет общее руководство для понятий и процессов управления проектами, которые имеют существенное влияние на достижение результатов проектов»[2].
Целевой аудиторией данного стандарта может быть как высшее руководство ОО (директор, заместители директора, главный бухгалтер), так и менеджеры среднего звена (руководители структурных подразделений и предметных объединений).
Данный стандарт дает определение ключевым понятиям, необходимым в работе с проектами (см. глоссарий).
Данный стандарт определяет рекомендуемые процессы управления проектом, которые могут использоваться в ходе выполнения проекта в целом, отдельной его фазы или того и другого. Эти процессы управления проектом подходят для проектов любых организаций (см. таблицу №1).
Группа процессов инициации используются для запуска фазы проекта или проекта, для определения цели фазы или проекта в целом, с целью уполномочить руководителя проекта приступить к работе над проектом.
Процессы планирования используются для детального планирования. Эта детализация должна быть достаточной для установления базового плана, на основании которых измеряется и контролируется выполнение проекта.
Процессы исполнения применяются для выполнения работ по управлению проектам и обеспечивают достижение результатов, определенных в плане проекта.
Процессы контроля требуются для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности исполнения проекта в соответствии с планом. Следовательно, в случае необходимости могут быть предприняты предупреждающие и корректирующие действия, и выполнены запросы на изменения в целях достижения целей проекта.
Процессы, выполняемые для формального завершения проекта или фазы и проведения анализа накопленных знаний с целью их применения в будущем.
Таблица №1
Предметные группы |
Группы процессов |
||||
Инициирование |
Планирование |
Исполнение |
Управление |
Завершение |
|
Интеграция |
4.3.2 Разработка устава проекта |
4.3.3 Разработка планов проектов |
4.3.4 Непосредственная работа по проекту |
4.3.5 Управление проектными работами |
4.3.7 Закрытие отдельной фазы или проекта |
4.3.6 Управление изменениями |
4.3.8 Извлеченные уроки |
||||
Заинтересо-ванные стороны |
4.3.9 Определение заинтересованных сторон |
4.3.10 Управление заинтересованными сторонами |
|||
Содержание |
4.3.11 Определение содержания проекта |
4.3.14 Управление содержанием проекта |
|||
4.3.12 Создание структуры декомпозиции работ |
|||||
4.3.13 Определение состава работ |
|||||
Ресурсы |
4.3.15 Создание команды проекта |
4.3.16 Оценка ресурсов |
4.3.18 Развитие команды проекта |
4.3.19 Управление ресурсами |
|
4.3.17 Определение организационной структуры проекта |
4.3.20 Управление командой проекта |
||||
Время |
4.3.21 Последовательность работ |
4.3.24 Управление расписанием |
|||
4.3.22 Оценка длительности работ |
|||||
4.3.23 Разработать расписания |
|||||
Стоимость |
4.3.25 Оценка затрат |
4.3.27 Управление затратами |
|||
4.3.26 Разработка бюджета |
|||||
Риски |
4.3.28 Определение рисков |
4.3.30 Отношение к рискам |
4.3.31 Управление рисками |
||
4.3.29 Оценка рисков |
|||||
Качество |
4.3.32 Плана по качеству |
4.3.33 Обеспечение требований качества |
4.3.34 Управление качеством |
||
Поставки |
4.3.35 Плана поставок |
4.3.36 Выбор поставщиков |
4.3.37 Администрирование контрактов |
||
Коммуника-ции |
4.3.38 План коммуникаций |
4.3.39 Распространение информации |
4.3.40 Управление коммуникациями |
В данном разделе представлена технология применения стандартов по управлению проектами в ОО на примере реализации программы развития МАОУ «Лицей № 9»:
I. Аналитико-организационный этап (2014-2015 уч. год):
1. Анализ реализации Программы развития МАОУ «Лицей № 9» на 2010-2013 годы. Достижение стратегических целей. Проблемы.
2. Анализ стратегических документов в области образования федерального и регионального уровня.
3. Определение стратегических целей МАОУ «Лицей № 9» с учетом политики в области образования федерального, регионального уровней, а также консолидированного заказа МАОУ «Лицей № 9».
4. Разработка, согласование и принятие Программы развития МАОУ «Лицей № 9» на 2014 – 2018 годы – см. сайт лицея (Лицей9.рф)
II. Внедренческий этап (2015 – 2018 уч. годы):
5. Разработка и реализация проектов для осуществления стратегических целей 1 этапа реализации программы развития МАОУ «Лицей № 9» (2015-2016 уч. год).
6. Разработка и реализация проектов для осуществления стратегических целей 2 этапа реализации программы развития МАОУ «Лицей № 9» (2016-2017 уч. год).
7. Разработка и реализация проектов для осуществления стратегических целей 3 этапа реализации программы развития МАОУ «Лицей № 9» (2017-2018 уч. год).
III. Обобщающий этап (сентябрь 2018-декабрь 2018):
1. Анализ реализации Программы развития МАОУ «Лицей № 9» на 2014-2018 годы. Достижение стратегических целей. Проблемы.
Далее см. п. I.
Наглядно 2 этап данной технологии представлен в схеме №1:
Схема №1: Портфель проектов, позволяющих реализовать Программу развития МАОУ «Лицей № 9»
Технология разработки проектов для реализации стратегических целей программы развития ОО
Данная технология применяется на каждом этапе реализации программы развития ОО.
Таблица № 2
№ |
Содержание деятельности |
Ответственный |
Инициирование |
||
|
Определение стратегических целей этапа реализации программы развития ОО |
Высшее руководство ОО |
|
Определение содержания деятельности для достижения данных целей (тем проектов) |
|
|
Определение заинтересованных сторон (разработчиков проектов) |
|
Планирование |
||
|
Определение цели и задач проектов |
Администратор, курирующий направление, реализуемое в проекте совместно с разработчиком проекта[3] |
|
Определение графика разработки проектов (временной и организационный ресурс) |
|
Исполнение |
||
|
Непосредственная разработка проекта |
Разработчик проекта |
Управление |
||
|
Обеспечение научно-методического сопровождения разработки проекта |
Администратор, курирующий направление, реализуемое в проекте (или директор ОО при условии, если администратор и разработчик проекта одно лицо) |
|
Контроль соблюдения графика разработки проектов |
|
|
Контроль качества содержания проекта (достижимость цели, измеримость и адекватность результатов, возможности обеспечения финансовым и другими ресурсами) |
|
Завершение |
||
|
Внешняя экспертиза проекта (рецензия и/или конкурс, и/или образовательная выставка) |
Разработчик проекта (директор, в случае необходимости финансовой или административной поддержки внешней экспертизы проекта) |
|
Презентация проекта педагогическому сообществу лицея с целью набора творческой группы по его реализации и запуска следующего этапа – реализации проекта (см. таблицу № 3). |
Технология реализации проектов, позволяющих достичь стратегических целей программы развития ОО
Данная технология применяется на каждом этапе реализации программы развития ОО.
Таблица № 3
№ |
Содержание деятельности |
Ответственный |
Инициирование |
||
|
Информирование педагогического коллектива о реализуемых в настоящем учебном году проектах (см. таблицу № 2 – последний пункт)[4] |
Высшее руководство ОО, разработчики проектов |
|
Определение руководителей проектов (это, как правило, разработчики проектов) |
|
|
Определение финансовых условий реализации проекта в части финансирования команды проекта (оплата внеурочной занятости педагогов, входящих в команду проекта) |
|
|
Создание команд проектов[5] |
|
Планирование |
||
|
Планирование работы по реализации проекта (содержание деятельности по реализации проекта уже разработано на предыдущем этапе, данный этап предполагает определение форм деятельности, делегирование полномочий членам команды проекта, определение четких сроков и результатов) |
Руководители проектов, команды проектов |
|
Информирование участников образовательного процесса о реализуемых проектах (родительские собрания, Управляющий совет, классные часы, совещания коллектива). Коррекция планов в соответствии с мнением потребителей (как внешних, так и внутренних). |
|
|
Размещение плана работы творческой группы на сайте ОО. |
|
Исполнение |
||
|
Непосредственная реализация планов проектов |
Руководители проектов, команды проектов |
Управление |
||
|
Контроль выполнения планов реализации проектов. |
Высшее руководство ОО |
|
Оценка рисков, обеспечение финансовыми ресурсами. |
|
|
Обеспечение административным, организационным, интеллектуальным и др. ресурсами, необходимыми для реализации проектов. |
|
|
Коррекция списков педагогов, членов команд проектов (перераспределение финансовых средств в конце 1 полугодия – прекращение финансирования неэффективных членов команды проекта, увеличение финансирования эффективных членов команды проекта) |
|
|
Оценка результативности и эффективности деятельности команд проектов |
|
Завершение |
||
|
Презентация результатов работы команд проектов заинтересованным лицам. Оценка положительных и отрицательных сторон деятельности. Извлечение уроков. |
Руководители проектов, команды проектов |
|
Принятие решения о необходимости продолжения данного(ых) проекта(ов); разработки нового(ых) проекта(ов) для дальнейшего развития ОО в заданном направлении; принятие решения о полном завершении данного(ых) проекта(ов) как достигшего(их) поставленную цель. |
Высшее руководство ОО |
В таблице №4 проиллюстрирован план работы творческих групп педагогов МАОУ «Лицей № 9» по реализации проектов 2015-2016 уч. года, позволяющих достичь стратегических целей 1 этапа Программы развития лицея на 2014-2018 годы.
План работы творческих групп педагогов в 2015-2016 учебном году
Таблица № 4
Группа |
Направление работы группы |
Цель работы группы |
Конечный результат работы группы |
Общие технологические этапы работы групп, сроки |
№1 |
Профессиональный стандарт «Педагог…» - направление – работа с одаренными детьми |
Создание условий для перехода лицея на работу в условиях действия профессионального стандарта «Педагог» и введения эффективного контракта с педагогами. |
Проведены на высоком качественном уровне 2 НМС, 1 НДК, 2 педсовета, не менее 2 ППК по вопросам работы с одаренными детьми |
1. Установочное совещание членов группы (знакомство с целью работы группы, определение задач и направлений работы, распределение ответственных за направления и др.) – до 12.10.15.
2. Планирование работы группы, доведение плана работы до всех членов группы и администрации – до 19.10.15
3. Размещение информации о работе группы на сайте лицея (направление, руководитель, состав, цель, план работы, сроки, ответственные и др.) – до 26.10.15
4. Проведение плановых мероприятий групп (заседания, семинары, консультации, какие-либо мероприятия и т.п.) – в течение года.
5. Публичная презентация процесса и/или результатов работы группы (уровень – не ниже муниципального) – публикации, выступления, конкурсы и др. формы – до июня 2016.
6. Итоговый отчет о работе творческой группы (в любой форме, в том числе в форме информационной справки) – до 20.06.2016 – для самоанализа
|
№2 |
Профессиональный стандарт «Педагог…» - направление – работа с учащимися, имеющими проблемы в развитии |
Проведены на высоком качественном уровне 2 НМС, 1 НДК, 1 педсовет, не менее 2 ППК, 1 методическая неделя по вопросам работы с учащимися, имеющими проблемы в развитии |
||
№3 |
Консалтинговые услуги в вопросах внедрения СМК |
Оказание консалтинговых услуг в вопросах СМК по двум направлениям: управление деятельностью спецклассов, внедрение СМК в муниципальных образованиях |
Оказаны консалтинговые услуги по указанным направлениям (по запросу). Получен статус региональной инновационной площадки проекта «Внедрение Модели СМК в ОУ НСО» на 2016 год (консалтинговый центр) |
|
№4 |
Проект «Дистанционная школа» |
Внедрение дистанционных технологий в образовательный процесс лицея для обеспечения доступности качественного образования учащимся, независимо от места проживания, социального положения и состояния здоровья
|
Введено дистанционное обучение во 2 полугодии во 2 классах по субботам. Дистанционные технологии обучения применяются всеми членами группы (по итогам независимой экспертизы) в различных направлениях (работа с одаренными детьми; работа с детьми, имеющими проблемы в развитии и/или проблемы в состоянии здоровья; консультирование по вопросам подготовки к ГИА и др.) |
|
№5 |
Проект «Школа тьютора» - проект 2015 года |
Развитие профессиональных компетенций тьюторов специализированных классов |
Проведено не менее 7 обучающих занятий в любой форме для членов группы по итогам 1 самодиагностики. Положительная динамика сформированности компетенций тьютора (по результатам 2 самодиагностики) |
|
№6 |
Разработка и апробация подпрограмм воспитательной работы лицея |
Разработка и апробация подпрограмм воспитательной работы лицея, позволяющих реализовать план внеурочной занятости в соответствии с ООП НОО, ООО, СОО |
Разработаны и представлены на УчСиб 4 подпрограммы воспитательной работы: «Духовно-нравственное воспитание лицеистов», «Физкультурно-спортивное и оздоровительное воспитание лицеистов», «Социальное воспитание лицеистов», «Общекультурное воспитание лицеистов». |
В Приложении №1 приведен пример плана работы на год творческой группы №1.
Оценка рисков, в том числе связанных с ресурсообеспечением
В таблице № 5 указаны возможные риски, связанные с реализацией портфеля проектов, а также возможные способы минимизации указанных рисков:
Таблица № 5
Риски |
Способы минимизации рисков |
Финансовые |
Ресурсы, необходимые для реализации проектов, указываются при их разработке. Разработчик проекта не всегда может обладать необходимой информацией и компетенциями для оценки финансовых рисков, соответственно, на данной стадии разработки проекта необходимо участие высшего руководства. Таким образом, высшее руководство не только поможет запланировать реальную финансовую возможность реализации проекта, но и обеспечит гарантии финансирования проекта. |
Кадровые |
1. Первый кадровый риск может быть связан с недостаточно развитыми компетенциями руководителя проекта (коммуникативными, интеллектуальными, организационными и т.п.). В данном случае высшему руководству еще на этапе инициации разработки проекта необходимо оценить сильные и слабые стороны менеджера среднего звена, которому предполагается доверить разработку и реализацию проекта. Высшему руководству необходимо будет управлять деятельностью данного специалиста, исходя из полученных в ходе оценки результатов. (Например, у специалиста отрицательной стороной является низкие организаторские качества при высоком уровне творческих способностей. В данном случае необходим строгий тайм-менеджмент, ежемесячный контроль выполнения графика, ежемесячная коррекция отклонений). |
2. Второй кадровый риск связан с командой проекта. У членов команды проекта может быть разный уровень компетенций и разный уровень активности. Возможна ситуация, когда одни члены команды будут загружены в несколько раз больше других. Минимизацией данного риска может стать открытый мониторинг деятельности каждого члена команды проекта и финансовое регулирование как оценка вклада каждого. |
Управление проектами – особая область деятельности, в процессе этой деятельности достигаются стратегические цели путем балансирования между ресурсами, рисками, временем, объемом работ при имеющихся ограничениях.
Каждый руководитель организации знает, что проектную деятельность можно сделать результативной и эффективной с помощью мирового опыта управления проектами (стандарты по управлению проектами), а также с помощью использования технологий, апробированных в подобных организациях.
Внедрив в организации пространство процессов управления проектами, представленное на схеме №2, руководитель обеспечит не только стабильное функционирование организации, но ее стратегическое развитие.
Глоссарий
Команда проекта - временная группа специалистов, создаваемая на период выполнения проекта.
Портфель проектов - это набор проектов и программ и отдельных работ, которые сгруппированы вместе в целях содействия эффективному управлению этими работами по достижению стратегических целей организации.
Программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенной общей целью и условиями выполнения
Проект – это идея и действия по ее реализации с целью создания продукта, услуги или другого полезного результата.
Разработчик проекта – лицо, ответственное за разработку проекта.
Руководитель проекта – лицо, ответственное за результат выполнения проекта.
Управление портфелем проектов - это централизованное управление одним или несколькими портфелями проектов, которое включает выявление, приоритезацию, утверждение, управление и контроль проектов, программ и других работ для достижения конкретных стратегических целей.
Управление проектом – это управление процессом его реализации (комплексом мер, дел и действий, направленных на достижение целей проекта)
Сокращения, используемые в работе
ГИА – Государственная итоговая аттестация
МАОУ «Лицей № 9» - Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение города Новосибирска «Лицей № 9»
НДК – Неделя диагностики и контроля;
НМС - Научно-методический совет;
НОО – начальное общее образование;
НСО – Новосибирская область;
ОО – образовательная организация;
ООО – основное общее образование;
ООП – основная образовательная программа;
ОУ – образовательное учреждение;
ПО – профессиональное объединение педагогов (кафедры и МО);
ППК – Психолого-педагогический консилиум;
СМК – система менеджмента качества;
СОО – среднее общее образование.
Список использованной литературы
1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами/Рассел Д. Арчибальд. Пер. с англ. Мамонтова Е.В.; Под ред. Баженова А.Д., Арефьева А.О. – 3-е издание, перераб. и доп. – М.: Компания АйТи; LVR Пресс, 2004
2. Журнал Управление Проектами. Чернов. Методы и инструменты портфельного управления, - №1, 2008
3. Заренков В.А. «Управление проектами»; Учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: Изд-во АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2006. – 312.
4. Кендалл, Д. И., Роллинз, С. К. Современные методы: управления портфелями проектов и офис управления проектами.. — Питер, 2004.
5. Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В. Модели и методы управления портфелями проектов. — М.: ПМСОФТ, 2005. — С. 206.
6. Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500:2012, Утвержден Россией, США и Евросоюзом
Приложение № 1
План работы творческой группы №1
Профессиональный стандарт «Педагог…» - направление – работа с одаренными детьми
№ |
Форма работы |
Трудовая функция |
Задача |
Что необходимо сделать |
Сроки |
Отв. |
1 |
Неделя диагностики и контроля |
Обучение
|
Выявление проблем в работе с одаренными детьми, выявление лидеров среди педагогов по работе с одаренными детьми |
Разработать карту диагностики урока (см. «трудовая функция»)
Провести семинар для педагогов «Подготовка к НДК. Комментарий к критериям и показателям карты анализа урока». |
|
|
2 |
Научно-методический совет (трудовая функция «Развитие») – расширенный (присутствие всей группы №1) |
Развитие
|
Интенсивное погружение членов НМС и членов творческой группы №1 в трудовую функцию «Развитие одаренного ребенка» |
Подготовить активные формы работы по знакомству членов НМС и педагогов творческой группы со следующими компетенциями: 1. Знать общие закономерности развития личности и проявления личностных свойств, психологических законов периодизации и кризисов развития, возрастных особенностей учащихся 2. Уметь составлять совместно с другими специалистами программу индивидуального развития ребенка (с учетом личностных и возрастных особенностей). 3. Владеть психолого-педагогическими технологиями, необходимыми для работы с одаренными учащимися. |
|
|
3 |
Психолого-педагогические консилиумы по адаптации |
Развитие |
Акцентирование внимания педагогов 1, 5, 8, 10 классов на интеллектуально одаренных обучающихся |
Провести психолого-педагогическую диагностику интеллектуальной сферы обучающихся 1, 5, 8, 10 классов. Сопоставить диагностику психологов с наблюдениями педагогов 1 классов; с академической успеваемостью обучающихся 5, 8, 10 классов, с их результатами в интеллектуальных конкурсах |
|
|
4 |
Заседания профессиональных объединений педагогов (ПО) |
Обучение п.1, 2, 3, 4 |
Организация обмена опытом по работе с одаренными детьми на заседаниях ПО (обязательно- выступление, мастер-класс или др. форму от педагога ПО, показавшего высокий уровень на НДК) |
1. Предложить руководителю внести в повестку заседания вопрос по работе с одаренными детьми (лучше это будет показатель(и), который(ые) в результате НДК набрали недостаточное кол-во баллов). 2. Подготовить теоретическое выступление по данному вопросу (до 15 мин.). 3. Подготовить с учителем ПО, набравшим наибольшее кол-во баллов на НДК, мастер-класс, диспут, деловую игру или другую интерактивную форму по данному вопросу (до 20 мин.) |
|
|
5 |
Педагогический совет (интеллектуальная одаренность) |
Обучение, развитие, воспитание (все пункты) |
Интенсивное погружение педагогов в проблему работы с интеллектуально одаренными детьми |
Подготовить и провести педагогический совет по заявленной теме |
|
|
6 |
Научно-методический совет расширенный (присутствие всей группы №1) |
Воспитание п. 1, 2, 3, 4 |
Интенсивное погружение членов НМС и членов творческой группы №1 в трудовую функцию «Воспитание одаренного ребенка» |
Подготовить активные формы работы по знакомству членов НМС и педагогов творческой группы со следующими компетенциями: 1. Владеть формами и методами воспитательной работы, используя их как на уроке, так и во внеклассной деятельности. 2. Эффективно управлять классами с целью вовлечения учеников в процесс обучения и воспитания, мотивируя их учебно-познавательную деятельность. 3. Владеть методами организации экскурсий, походов и экспедиций. 4. Владеть методами музейной педагогики, используя их для расширения кругозора учащихся. |
|
|
7 |
Педагогический совет (творческая и другая одаренность) |
Обучение, развитие, воспитание (все пункты) |
Интенсивное погружение педагогов в проблему работы с творчески одаренными детьми |
Подготовить и провести педагогический совет по заявленной теме |
|
|
8 |
Анкетирование педагогов |
- |
Получение обратной связи о сформированности компетенций педагогов лицея по работе с одаренными детьми |
Подготовить анкету, провести анкетирование, обработать результаты |
|
|
[2] [2] http://mamonov.pro/wp-content/uploads/2013/08/Mezhdunarodnyiy-Standart-po-UP-ISO-215002012.pdf
[3] Администратор и разработчик проекта может быть и одним лицом.
[4] Завершение одного этапа проектов является инициацией следующего.
[5] В МАОУ «Лицей № 9» вместо термина «команда проекта» используется термин «творческая группа педагогов», соответствующая Положению о системе оплаты труда и позволяющая осуществить финансирование деятельности педагогов-членов творческой группы
Количество просмотров: 8865 |
Комментарии
Елена опубликовано
Елена опубликовано
Страницы
Добавить комментарий